【社会人必見】残業ゼロで時間の余裕を作る５つの極意

こんにちは、ぐっさんです。

「予定していた時間までに仕事が終わらず、残業・・・。」なんて経験をしたことがある人は多いはず。
今回は、「残業をすることなく、自分時間を大切にしたい！」と思っているけど、うまくいかないという人に向けて、仕事の質を落とさず、残業をゼロにする５つの極意を紹介します。

はじめに

社会人になると１日の３分の１にあたる約８時間程度、職場で仕事をしているかと思います。
ただ、定時に仕事が終わらず、８時間を超えて仕事（残業）をしているという人も多いのではないでしょうか。
仕事が好きで、多くの時間を仕事に費やしている人もいるかもしれませんが、多くの人は残業をなくしたいけど

「仕事が終わらない・・・」
「仕事の量が多すぎる・・・」
「仕事が思うように進まない・・・」

と悩んでいるのではないでしょうか。１日２４時間は平等に与えられている有限な資源です。
さらに、時間は取り戻すこともできない貴重なものです。
今回ご紹介する「５つの極意」が残業の沼から抜け出すヒントとなります。

そもそも、なぜ予定時間に仕事が終わらないのか？

仕事が多すぎる

仕事が多すぎる原因として、個人の問題もありますが上司や会社組織の問題であることも多いです。
具体的には、以下のようなことが考えられるのではないでしょうか。

時間管理がうまくいっていない

仕事を進める上で、”時間管理がうまくいかない”というのも予定時間に仕事が終わらない要因の１つですね。

「この仕事は30分で終わるだろう」
「今日は５つの仕事を終わらせる予定が３つしか終わらなかった」

と思っていた仕事が想像以上に大変で2時間かかってしまった・・・。なんてことも珍しくないですよね。
時間管理がうまくいかない人は、仕事にかかる時間を正しく見積ることができていないことが多いです。

要領・効率が悪い

要領や効率が悪い人の特徴として、以下の項目が挙げられるでしょう。
体調や精神状態にも左右される項目も多いのが特徴です。

予期しない問題やトラブルの発生

”今日は○時から予定があるから定時で帰るぞ！”という日に限って、予期しない問題やトラブルが発生しがちですね。
これは自分自身に問題があって起こることではなく、外的な要因ですので、コントロールは難しいですね。

ここで気をつけたいのは、起こった事象の全体像を正しく把握せずに、誤った判断をしてしまうことですね。
誤った判断をすることで、問題を大きくしてしまったり、取り返しがつかない状況にならないようにしたいですね。

予定時間に仕事を終わらせる５つの極意

極意１：優先順位の設定と仕事をお願いする勇気を持つ

「仕事が多すぎる」と感じている方は、優先順位の設定と仕事をお願いする勇気を持ちましょう。

1. 仕事の優先順位づけをする:
   与えられた仕事を重要度や緊急度に基づいて分類しましょう。
   これには、締め切りが迫っているものや他の人が待っているものなどを考慮します。
   
2. 自分じゃなくてもできる仕事は同僚やチームメンバーに任せる勇気を持つ:
   自分だけでなく、他のメンバーと仕事を分担することで、仕事を効率的に進めることができます。
   特に、自分でなくてもできる仕事は同僚やチームメンバーに任せてみましょう。
   責任感から自分の仕事だから自分がしないといけないと思う気持ちもわかりますが、手持ちの仕事が増えて仕事が回らなくなってしまっては、意味がありません。
   同僚やチームメンバーへ仕事を移管することで、手持ちの仕事が減るだけではなく、チームとしてもジョブローテーションになりますので、チーム力の強化につながります。

「優先順位の設定」と「仕事の分担」をすることで、負荷を軽減し、全体の業務を効率的に分担することができます。

極意２：今日やるべきことを決め、時間をブロック化する

「時間管理がうまくいかない」と感じている方は、今日やるべきことを決め、時間をブロック化してみましょう。

1. ToDoリストの作成:
   今日やるべきことをリストアップします。大切なことは、「今日やるべきこと」を絞ることです。
   やるべきことを選別するためには、ToDoリストを作成し、緊急性や重要度に基づいて優先順位をつけます。
   優先順位は、締め切りが迫っているもの（緊急性）や他の人が待っているもの（重要度）などを考慮します。
   緊急性も重要度も高いものが、「今日やるべきこと」になります。
   
2. 時間をブロック化する:
   予定を時間単位でブロックに分け、各ブロックに特定のタスクや活動を割り当てます。
   例えば、メールチェックや会議、特定のプロジェクトに集中するなど、時間を区切って取り組みます。
   人が集中できる時間は、平均５０分程度と言われています。
   そのため、時間をブロック化する際は、最大でも１時間までと決めた方がいいでしょう。
   
   加えて、朝と昼以降で取り組む仕事内容を変えることも大切です。
   朝は、頭がさえている時間帯であるので、考えることが求められる仕事を取り入れるといいでしょう。
   昼以降は、朝と比較して頭がさえているわけではないので単純な作業を取り入れるといいでしょう。
   
3. 集中と休憩をバランスよく取る:
   作業に集中する時間とリフレッシュするための休憩時間を交互に取り入れます。
   集中力を保ちながら、疲れを軽減し、生産性を向上させることができます。

これらを取り入れることで１日にやるべきことが明確になり、時間の使い方を最適化することができます。

極意３：あれこれ手を付けずに１つの仕事に徹する

「効率・容量がわるい」と感じている方は、あれこれ手を付けずに１つのことを終わらせることに集中しましょう。
先ほど紹介した「時間をブロック化」することと組み合わせると効果的です。

最初の時間（ブロックA）はAの仕事に集中して取り組み、おおまかで良いので完了させる。
次の時間（ブロックB）はBの仕事に集中して取り組み、おおまかで良いので完了させる。

というように、１つのブロックの中では１つの仕事に徹して、おおまかで良いので完了させることを目指しましょう。
ここで、「おおまかで良いので完了させる」ということが大切です。
完璧を目指したい気持ちも分かりますが、まずは６０〜７０％の完成度で問題ありません。
「完璧主義」ではなく、「完了主義」であることが大切です。

極意４：余裕を持った行動を心がける

余裕を持った行動を心がけることで、心に余裕が生まれます。
心に余裕があることで、予期しない問題やトラブルが発生しても冷静な判断ができ、問題の早期解決につながります。

1. 仕事単位の見積もりに余裕を持たせる:
   仕事を始める前に、実際にかかると見込まれる時間よりも余裕をもった見積もりを立てることが重要です。
   私がそうでしたが、１つの仕事にかかる時間を過小見積もりしてしまい、予想以上に時間がかかってしまったという経験があります。また、仕事をしていると電話がかかってきたり、上司や同僚から話しかけられたりして、仕事が中断してしまうことはよくあります。そういったことを考慮して、仕事単位の見積もりに余裕を持たせていると１つ１つの仕事の適正時間を決めることができ、１日にこなせる量を見積もることができるようになります。
   
2. バッファタイムを設ける:
   スケジュールに余裕を持たせるために、仕事の間に少しのバッファ（余裕）を設けることが効果的です。
   あれもこれもやろうと思うと、１日のスケジュールが仕事で隙間なく埋め尽くされてしまいます。
   私も以前、分刻みの計画を作ってしまい、問題が発生したり、会議が長引いたりしたら、その時点で計画が破綻するということを経験したことがあります。
   仕事の間に余裕を持たせることで、予想以上に時間がかかったり、急な対応が必要になった際に役立ちます。
   
3. 前倒しを心がける：
   期限を決めて仕事をすることは大切なことですが、
   
   「期限を設定する」＝「その日までに終わればいい」
   
   という考えになりがちですが、期限を待たずにできる仕事もたくさんあるはずです。
   時間の余裕を作るためにも、「今日できることは今日、今できることは今やる」ことで明日以降の時間の使い方も変わってきます。
   
4. 集中力を高めるための休憩を取る:
   作業の集中力を高めるために、定期的な休憩を取ることをおすすめします。
   人が集中できる時間は、平均５０分程度と言われています。
   仕事の合間に適度な休憩を取り入れることで、気持ちのリフレッシュとともに集中力の維持にもつながります。

これらの方法を活用することで、仕事を予定時間内に終えるための時間の余裕をつくることができます。

極意５：先を見据えた行動を心がける

1. 長期目標を設定する:
   長期的な目標を設定し、その目標に向かって進むための中間目標や計画を立てます。
   長期目標を設定することで、毎日のやるべきことと目標が結びつき、迷うことなく行動することができます。
   
2. 進捗を確認し、調整する:
   定期的に進捗をチェックし、目標に向かっているかどうかを確認します。
   年間の目標を月ごとの計画、日ごとの計画に落とし込んでいきましょう。
   目標を細分化し、日々取り組みことも大切ですが、定期的に年間目標などの長期目標を振り返り、計画を調整していくことも大切です。
   
3. 継続的な学びと成長:
   自己啓発やスキル向上に取り組むことで、将来の目標に向けて自己成長を促進します。
   新しいことを学び、成長することで、将来の展望を見据えた行動が可能になります。

これらの方法を実践することで、先を見据えた行動をすることができ、目標に向かって着実に進むことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回の記事では、残業ゼロで時間の余裕を作るための５つの極意を紹介しました。

残業ゼロを目指すためには、仕事のやり方を変えていかなければいけません。
自分自身がやるべき仕事に集中し「仕事量を減らすことなく、仕事の質を高める」ための極意を５つに集約しました。

当たり前のことが多いですが、当たり前のことを当たり前にできるようにしていくことが難しいです。
仕事をこなすことで精一杯になっていると非効率な部分に目が届かなくなります。
普段から５つの極意を意識して、仕事に向き合うことで、自然と残業時間が減っていくようになります。

残業をゼロにして、本当に自分のやりたいことに時間を作れるようにしましょう。
今回の記事が、少しでも皆さんの気づきになれば、幸いです。