こんにちは。ぐっさんです。
時間の余裕を作り、自分のための時間を確保したいと考えている人は多いのではないでしょうか。
自分時間を作り出すための方法については、こちらでご紹介しました。
この記事では、仕事に取り入れることで劇的に時間の使い方が変わる5つの習慣についてお話しします。
今回ご紹介する5つの習慣を取り入れたことで、私の残業ほぼゼロ生活は維持できています。
今回の記事は、こんな人にオススメです!
- 仕事の生産性を高めたい。
- 仕事を効率的に進めるコツを知りたい。
- 残業を減らして、自分時間を確保したい。
はじめに
社会人になると毎日同じような日常を過ごすことが多くなりますよね。
新卒社会人や転職して時間があまり経っていない人は、新鮮な気持ちで仕事に取り組めていることも多いですが、
社歴が長くなると、自分の中の仕事の進め方が固まってしまい、新しいことを取り入れたり、今までのやり方を変えることが難しくなってきます。
難しいというか、面倒になるという表現が正しいのかも知れませんが。
私の会社でもここ数年、業務効率化のために、業務のデジタル化、DX化が進められています。
業務効率化の過程で今までの仕事のやり方を見直す必要があり、私が取り入れた簡単にできてすごく効果の高かった5つの習慣を今回ご紹介します。1つ1つがすごく効果的なので、ぜひ参考にしてみてください。
いくぞ!
習慣1:Do Notリストの作成
まず、最初に紹介する習慣は、「Do Notリストを作る」です。言い方を変えると「今日やらないことを決める」です。
「Do Notリスト」は、仕事の生産性を向上させるための手法の一つで、自分が特定のことを行わないと決めたことをリスト化する方法です。これにより、時間やエネルギーを無駄に使わず、重要な仕事に集中できるようになります。
Do Notリストを作成する際は、次のステップを意識して作ってみてください。
まずは自分の日常で時間を消費する、あるいは生産性を下げる要因を洗い出します。
例えば、「無駄なネットサーフィン」、「メールの過剰なチェック」、「他人の邪魔を受け入れていること」などが該当する場合があります。
それぞれの項目を具体的に記述しましょう。
例えば、「スキマ時間にネットサーフィンをしない」、「集中していないときにメールをチェックしない」、「不必要に長い会話はしない」、「電話中に他の作業をしない」などです。
作成したリストの中から、最も生産性を下げる可能性が高い項目や早急に改善なものに焦点を当てましょう。
リストを作成したら、それに従って行動を変えていきましょう。
最初は意識して取り組む必要がありますが、徐々に習慣化されていきます。
Do Notリストを作成したら、自分の目の見えるところに置いておくと忘れずに取り組むことができます。
Do Notリストは個人の生活や仕事に合わせて作成されるため、効果的なリスト内容は個人によって異なります。
自分自身の弱点や時間の無駄遣いに気づき、それらをリストにすることで、生産性を向上させる手助けとなります。
習慣2:エンドタイムの設定
「エンドタイム」とは、仕事を終了する時間や締め切りを意味します。
エンドタイムを設定するによる効果は以下のようなものがあります。
- 効率性と生産性の向上
エンドタイムを設定することで、仕事に対する集中力が高まります。
時間に迫られることで仕事を遂行するための重要性や緊急性が明確になり、作業の効率性と生産性が向上します。 - 仕事とプライベートのバランス
エンドタイムを設定することで、仕事とプライベートのバランスを保つことができます。
仕事に終わりを設けることで、自分時間を作ることができ、リフレッシュや家族や趣味との時間を確保できます。 - ストレスの軽減
エンドタイムを設定することで、際限なく仕事を続けるストレスから解放されます。
定められた時間で仕事を終えることで、心理的な安定感を得ることができます。 - クオリティを保つ
エンドタイムを設けることで、時間内にできるだけ質の高い仕事を終えるためのプレッシャーが生まれます。
それにより、仕事の質を保ちながら効率的に作業を進めることが期待されます。
仕事を終了する時間や締め切りを設定する「エンドタイム」は仕事にメリハリが生まれ、仕事の生産性が高まります。
ただし、エンドタイムを厳密に守ることができない場合もあります。
締め切りや急な状況によっては、柔軟性を持って対応することも重要です。
しかし、計画を立てて、できるだけエンドタイムを守ることは、仕事効率やメンタルヘルスの観点から重要です。
習慣3:2分ルール
2分ルールは、時間を有効活用し、タスクをすばやく片付けるための戦略です。
このルールでは、2分以内で完了できる簡単なタスクには、即座に取り組むことを奨励します。
これにより、タスクが積み重なることなく、効率的に作業を進めることができます。
2分ルールを実践するためのコツは次の通りです。
- 即時対応
2分以内で解決できるような簡単なタスクがあれば、ためらわずにすぐに取りかかりましょう。
例えば、メールの簡単な返信、ファイリング、簡単な資料の整理などが該当します。 - タスクを分割する
大きなタスクを小さなステップに分割し、2分ルールを適用します。
複雑なタスクでも、その一部分を切り出し小さなタスクにしておくと2分で進めることができる場合があります。 - リストを活用する
簡単なタスクをリストにまとめておき、2分のスキマ時間があるときに取り組むようにしましょう。
待ち時間や休憩時間などに有効です。 - 集中力を保つ
2分ルールを実践する際は、集中力を保つことが重要です。
簡単なタスクでも、集中して取り組むことで効率が向上します。
2分ルールは、時間を有効利用し、タスクの先延ばしを防ぐのに役立ちます。
しかし、重要な大きなプロジェクトや専念が必要なタスクにも2分ルールを適用するのではなく、
優先度(重要度と緊急性)に応じて適切な取り組み方を考えることも重要です。
習慣4:タイムブロッキング
タイムブロッキングは、仕事の効率性を高めるための時間管理テクニックの一つです。
この方法では、特定のタスクや活動に集中するために、あらかじめ決められたブロック(時間枠)を設けます。
具体的には、予定表やカレンダーを使って、特定の時間帯に特定のタスクや活動を割り当てることが重要です。
タイムブロッキングを実施する上での注意事項は、以下の通りです。
- タスクの優先順位を設定する
まず、取り組むべきタスクや目標をリストアップし、重要度や緊急度に基づいて優先順位を付けます。 - 時間をブロック化する
予定表やカレンダーを使って、特定の時間帯に特定のタスクや活動を割り当てます。
例えば、朝の1時間はメールチェックと返信に、午前中の3時間はプロジェクトAに、などとブロックします。 - 集中して取り組む
ブロック化された時間帯には、そのタスクに完全に集中します。
他のことに気を取られないようにし、集中力を維持します。
この時間中は、可能な限りそのタスクに注力しましょう。 - 休憩時間を確保する
長時間の集中作業の後には休憩が重要です。
タイムブロッキングの中に、リフレッシュや休息のための時間も設けることを忘れないでください。
この方法を使うことで、時間の使い方が明確になり、タスクの管理や集中力の維持がしやすくなります。
ただし、予期せぬことや柔軟性が求められる場合もあるので、臨機応変さも大切です。
習慣5:パワーナップ(短時間の睡眠)
パワーナップとは、短時間で行う昼寝のことで、通常は20分から30分程度の短い時間で眠ることを指します。
昼休憩時間に短時間の睡眠を取り入れることで心と体のリフレッシュに繋がり、午後の仕事の生産性が上がります。
パワーナップの利点は大きく3つあります。
- 集中力と注意力の向上
短い昼寝によって、疲れが軽減され、集中力や注意力が回復することがあります。
特に午後の仕事や学習の後に行うと効果的です。 - ストレスの軽減
睡眠はストレスを軽減する効果があります。
短い昼寝でも、リフレッシュされてストレスが和らぐことがあります。 - エネルギーの補給
短時間の昼寝は、疲れた体に一時的なエネルギー補給を提供し、午後の活動を効果的にサポートします。
パワーナップは長時間の昼寝とは異なり、深い睡眠サイクルに入らないため、起きた後もすぐに目覚めやすく、夜の睡眠の質に影響を与えにくいとされています。ただし、個人によって異なるので、パワーナップ後に眠りにくいと感じる場合もあるようです。
最適な効果を得るためには、個人の生活リズムや体調に合わせてパワーナップを取ることが重要です。
最後に
いかがでしたでしょうか。
今回の記事では、仕事の生産性を上げるための5つの習慣をご紹介しました。
- Do Notリストの作成
- エンドタイムの設定
- 2分ルール
- タイムブロッキング
- パワーナップ
今回ご紹介した5つの習慣を取り入れたことで、私の残業ほぼゼロ生活は維持できています。
1つ1つの習慣は決して難しいものではありませんが、1度にまとめてできるものでもありません。
習慣化して意識しなくてもできるレベルに到達するまで、日々意識しながら取り組む必要があります。
意識しなくてもできるレベルになれば、これほど力強い習慣はありません。ぜひ、根気強く取り組んでみて下さい。
習慣化するには、小さくコツコツ積み重ねることが大切ですね。
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